Per sviluppare e realizzare un progetto all’interno di un team, è necessaria un’opportuna ripartizione dei compiti e delle attività previste. In altre parole, occorre definire gli ambiti di attività («pacchetti di attività») e l’ordine delle priorità, per poi distribuire i lavori in base alle capacità e alle conoscenze delle persone facenti parte del gruppo.
Definire i singoli pacchetti di attività e stabilire i tempi di esecuzione e le persone incaricate. Maggiore è la chiarezza nella definizione dei contenuti, dei tempi necessari e delle risorse preventivate per lo svolgimento di tali attività, migliore sarà la collaborazione.
Alcuni compiti sono prioritari rispetto ad altri. Occorre pertanto assegnare a ogni compito la sua specifica importanza all’interno del progetto. Per stabilire l’ordine di priorità dei compiti esistono diversi metodi, ad es. il principio di Pareto, l’ analisi ABC o la matrice di Eisenhower.
Una volta definiti i pacchetti di lavoro, bisogna ripartirli all’interno del team. Gli incarichi possono essere assegnati a sotto-gruppi o persone singole. Per la ripartizione dei compiti, sono di fondamentale importanza le risorse personali delle persone facenti parte del gruppo, ossia le loro esperienze, capacità, conoscenze e non da ultimo anche la loro disponibilità di tempo. La ripartizione dei compiti comporta l’assunzione di responsabilità per una parte del progetto, quale contributo alla responsabilità generale del team.
Per svolgere i compiti entro il lasso di tempo a disposizione, è necessaria una precisa pianificazione dei tempi. La gestione dei tempi è importante a livello del progetto nel suo insieme (e dunque per l’intero gruppo), ma anche per ogni singola persona. È strettamente correlata all’ordine di priorità. Alcuni dei suddetti tool di priorizzazione uniscono le due esigenze.
Il tool di project management Trello rappresenta un’interessante possibilità per gestire i tempi e le attività. Questo strumento digitale – utilizzabile su tutti i comuni dispositivi elettronici e disponibile gratuitamente come variante del desk-top o come app – permette la gestione comune di un progetto, la definizione dei compiti, l’allestimento delle liste di controllo, la verifica delle cose da fare e di quelle già fatte.