Um im Team ein Projekt zu entwickeln und umzusetzen, müssen Sie die anstehenden Aufgaben und Arbeiten sinnvoll aufteilen. Das heisst, Sie müssen Aufgabenbereiche definieren („Arbeitspakete“), die Arbeiten priorisieren und sie auf der Basis der Fähigkeiten und Kenntnisse der Teammitglieder verteilen.
Definieren Sie einzelne Arbeitspakete und legen Sie fest, in welcher Zeit und von wie vielen Personen sie bearbeitet werden sollen. Je klarer Sie die Aufgaben bezüglich Inhalt, geschätztem Aufwand und prognostiziertem Ressourcenbedarf umreissen, desto reibungsloser gestaltet sich die Zusammenarbeit.
Es gibt Aufgaben, die höhere Priorität verlangen als andere. Legen Sie deshalb fest, welcher Aufgabe welcher Stellenwert zukommt. Zur Priorisierung von Aufgaben gibt es verschiedene Methoden, z. B. das Pareto-Prinzip, die ABC-Priorisierung oder die Eisenhower-Methode, die nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert.
Die definierten Arbeitspakete teilen Sie nun in Ihrem Team auf. Dabei können Teilgruppen oder Einzelpersonen die Aufgaben übernehmen. Zentral für die Aufteilung der Arbeiten sind die persönlichen Ressourcen der Teammitglieder, also ihre Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse und nicht zuletzt auch die zeitliche Verfügbarkeit. Mit der Aufgabenteilung übernehmen Sie Verantwortung für einen Teilbereich des Projekts und tragen so zur Gesamtverantwortung des Teams bei.
Um die Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen zu können, brauchen Sie eine exakte Zeitplanung. Das Zeitmanagement ist auf der Gesamtprojektebene (also für die ganze Gruppe) relevant, aber auch für jede einzelne Person. Es hängt eng mit der Priorisierung zusammen. Einige der oben genannten Tools zur Priorisierung verbinden beides.
Eine digitale Möglichkeit des Zeit- und Aufgabenmanagements bietet Trello. Mit diesem (kostenlosen) Projektmanagementtool können Teams gemeinsam ein Projekt verwalten, Aufgaben definieren, Checklisten führen, Do’s und Done’s anzeigen etc. Trello wird als Desktop-Variante und als App angeboten. Userinnen und User können von allen verwendeten Devices darauf zugreifen.
