Pour développer et mettre en œuvre un projet d’équipe, il est important de répartir les tâches et activités de manière pertinente. Autrement dit, vous devez définir des domaines de responsabilités (« paquets d’activités »), prioriser les activités et les distribuer sur la base des compétences et des connaissances des membres de l’équipe.
Définissez des paquets d’activités individuels et déterminez le temps et le nombre de personnes nécessaires pour les résoudre. Définir les paquets de travail individuels et déterminer où et quand et par combien de personnes veulent modifier. Définir clairement le contenu, l’estimation des coûts et les besoins en ressources facilitera grandement la coopération.
Certaines tâches sont plus importantes que d’autres. Définissez en premier lieu quelles sont ces activités prioritaires. Plusieurs méthodes vous aident dans le processus de priorisation, par exemple le principe de Pareto, l’analyse ABC ou la matrice Eisenhower, qui priorise selon l’urgence et l’importance.
Il s’agit maintenant de répartir les paquets d’activités dans votre groupe. Les tâches peuvent être prises en charge par des sous-groupes ou des personnes seules. Les ressources personnelles sont centrales dans la répartition des activités. On prendra en compte les expériences, les compétences et connaissances, mais aussi la disponibilité. La répartition des tâches vous donne la responsabilité d’une partie du projet et intègre tous les membres dans la responsabilité globale du projet.
Une planification exacte du temps est nécessaire pour remplir les tâches dans le temps mis à disposition. Une bonne gestion du temps est pertinente pour le projet en général (donc pour tout le groupe), mais aussi au niveau individuel. Elle est fortement liée au processus de priorisation. Certains des outils de priorisation mentionnés ci-dessus lie les deux.
Trello par exemple est un outil digital de gestion du temps et des tâches. Cet outil gratuit de gestion de projet permet à un groupe de gérer un projet, définir des tâches, mener des listes de contrôle, etc… Trello est disponible en application et en version informatique. Les utilisatrices et utilisateurs ont accès à tous les services partagés.
